Z-отчёт для бухгалтера: ежедневно, еженедельно или ежемесячно?

Автор: Amir Egel · 2026-10-26 · Как мы пишем

Бесплатный тариф KupaLi отправляет Z-отчёт бухгалтеру по почте и включает файл в едином формате. Как выбрать частоту, что проверять в конце дня и о чём спросить бухгалтера.

В бесплатной кассе Z-отчёт (דוח Z) отправляется бухгалтеру по почте, а вы выбираете: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В бесплатном тарифе KupaLi есть также файл в едином формате (מבנה אחיד) и отчёт о продажах за один день. Прежде чем выбрать частоту, спросите бухгалтера, что он на самом деле открывает и когда ему нужны данные.

Что бухгалтер получает от бесплатного тарифа

Согласно главной странице «Бесплатной кассы», бесплатный тариф включает три вещи, которые касаются бухгалтера:

• Z-отчёт по почте: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
• Файл в едином формате, готовый в одно нажатие.
• Отчёт о продажах за один день за раз, для вашей проверки или для передачи.

Точные шаги в меню я здесь не описываю: официальные страницы сайта их не перечисляют, а гадать я не хочу. Что можно сделать уже завтра утром: отправить бухгалтеру короткое сообщение. «У меня касса, которая отправляет Z-отчёт по почте и делает файл в едином формате. Чем из этого вы пользуетесь?» Одни бухгалтеры работают только с отчётом, другие предпочитают один файл в конце месяца. Лучше узнать это до настройки, а не обнаружить в декабре, что письма приходят в ящик, который никто не открывает.

Z-отчёт для бухгалтера в бесплатной кассе: какая частота вам подходит

Если поток покупателей у вас неравномерный в течение недели, например прилавок на рынке, который живёт пятницей, большинство квитанций придётся на несколько дней, и ежедневный отчёт будет перегружен в один день и почти пуст в остальные.

Практическое правило, по которому я работаю:

• Ежедневно, если в кассе одновременно наличные и карты и кому-то нужно каждый день видеть, что поступило.
• Еженедельно, если бухгалтер просит закрывать расхождения раз в неделю или вы сводите счета по воскресеньям.
• Ежемесячно для тихого магазина, где бухгалтер спрашивает только в конце месяца.

Частота определяет только, когда бухгалтер видит данные. Она не определяет, когда их проверяете вы, и об этом следующий раздел. Лимит тарифа — 300 квитанций в месяц, поэтому стоит открыть статью о 300 квитанциях и проверить, сколько квитанций вы на самом деле выдаёте. Магазину, который близок к лимиту, нужно смотреть на цифры чаще, а не реже.

Что проверять в конце каждого дня, даже если отчёт ежемесячный

Отчёт, который уходит автоматически, передаёт дальше и ошибки. Три коротких проверки в конце каждого дня избавят от неловкого звонка в конце месяца. Их делают в тот же вечер, потому что ящик, не пересчитанный сегодня, через три недели уже не восстановить.

Ящик против отчёта. Пересчитайте наличные и сравните с суммой наличных в отчёте. Порядок вечернего пересчёта вы найдёте в руководстве о первой продаже, и он нужен не только в первый день.

Карты против терминала. В бесплатном тарифе нет встроенного терминала. Согласно главной странице, оплаты картой вносятся вручную по вашему внешнему терминалу. Поэтому в конце дня стоит сравнить сумму по картам, записанную в кассе, с итоговым отчётом терминала. Небольшое расхождение обычно значит, что одна продажа записана как наличные, или наоборот.

Отменённые или исправленные продажи. Если за день продажу отменили, проверьте, что она отражена так, как вы задумали. Забытая отмена создаёт ровно то расхождение, о котором спросит бухгалтер.

Если вы остаётесь на ежемесячной отправке, нужна ещё одна проверка, в конце месяца: убедиться, что адрес почты правильный и что файл, пришедший бухгалтеру, у него открывается. Это проверка доставки, а не цифр. Цифры проверяются каждый вечер.

Отчёт не заменяет разговор с бухгалтером

Касса формирует данные, но что требуется от вашего бизнеса и в каком формате, решается с бухгалтером. Я не говорю вам, чего требует закон, и в этом отчёте нет заявления, что он соответствует каким-либо требованиям. Три вопроса, которые стоит задать за один разговор:

• Как часто он хочет получать данные и что предпочитает: Z-отчёт или файл в едином формате?
• До какого числа месяца данные должны быть у него?
• На какой адрес почты отправлять и кто в бизнесе получает копию?

Если он работает в своей программе, спросите ещё, открывается ли у него файл. Этого я гарантировать не могу, поэтому лучше отправить образец в первую же неделю, а не обнаружить в конце года, что файл не открывается.

Это только общее объяснение. Правила меняются и зависят от вида бизнеса, поэтому уточните детали у своего бухгалтера и в официальных публикациях Налогового управления Израиля.

После 300 квитанций: что остаётся открытым

Проверьте и то, что происходит, если превысить лимит, потому что здесь отчёты особенно важны. Согласно главной странице, в первый месяц вы получаете только уведомление. Если превысить 300 и во второй месяц подряд, продажи в кассе останавливаются с 1-го числа следующего месяца, пока вы не перейдёте на платный тариф. Вход, отчёты и экспорт для бухгалтера остаются открытыми, и никакие данные не удаляются. То есть и в заблокированный месяц бухгалтер может получить всё, что нужно.

Когда отчётов уже недостаточно

Z-отчёт и файл в едином формате отвечают на один вопрос: что продано. Они не помогают, когда второму сотруднику нужно входить в кассу, появилась ещё одна точка или нужен учёт остатков. Бесплатный тариф — это одна точка и один пользователь. Согласно главной странице, складской учёт и карточки клиентов начинаются с тарифа «Касса», ₪79 за точку в месяц + НДС. Клуб лояльности, акции и управление сетью — в тарифе «Умная касса», ₪119 за точку в месяц + НДС. Товары, продажи и история при переходе сохраняются.

Признаки того, что пора, я разобрал в статье о переходе на тариф «Касса».

Коротко

• Частоту (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) выбирайте только после того, как спросите бухгалтера, что он открывает.
• Ящик, карты против терминала и отмены проверяются каждый вечер, независимо от частоты отправки.
• Оплаты картой вносятся вручную, поэтому в конце дня их сверяют с отчётом терминала.
• В первую неделю отправьте образец, чтобы убедиться, что файл открывается у бухгалтера.

Что нужно для начала: выбрать частоту, пересчитывать ящик каждый вечер и один раз поговорить с бухгалтером.

Источники

• Бесплатная касса: главная страница и частые вопросы
• Бесплатная касса: что входит, что нет и что после 300 квитанций
• Первая продажа в бесплатной кассе: от регистрации до квитанции
• Когда переходить с бесплатной кассы на тариф «Касса»?

Материал опубликован на сайте, которым управляет KupaLi. Общая профессиональная информация не заменяет проверку с учётом вашего бизнеса.