המכירה הראשונה בקופה בחינם: מההרשמה ועד הקבלה
רוב התקלות ביום הראשון מגיעות מקובץ מוצרים חסר, מתשלום באשראי שלא תורגל מראש או ממגירה שאף אחד לא ספר בערב. זה סדר העבודה שאני ממליץ עליו.
ההרשמה עצמה היא החלק הקצר. מה שקובע אם המכירה הראשונה תעבור חלק הוא ההכנה לפניה ומכירה אחת שתעשו לבד לפני שהלקוח הראשון נכנס.
הסדר כאן מתאים לחנות קטנה, לדוכן ולעסק שמוכר מהבית.
לפני ההרשמה
רשימת מוצרים
שם ומחיר לכל פריט, וברקוד אם יש. גיליון פשוט מספיק. עשרים פריטים מקלידים בעשר דקות. לאלף פריטים כבר צריך קובץ מסודר, ושווה להכין אותו לפני שמתחילים.
כתבו את שמות המוצרים כמו שהלקוחות אומרים אותם. ״קפה טורקי 200 גרם״ עדיף על קוד של שש אותיות מהחשבונית של הספק, כי את השם הזה תחפשו בקופה כשלקוח יעמוד מולכם.
המכשיר והחיבור
קופה-לי עובדת בדפדפן: במחשב, בטאבלט או בטלפון. אם יש לכם מדפסת קבלות או סורק ברקוד, הניחו אותם ליד המכשיר. את ההתאמה שלהם בודקים בהקמה.
המסלול החינמי עובד עם חיבור לאינטרנט. מצב עבודה בלי רשת קיים רק במסלול ״קופה ממוחשבת חכמה״. אם אתם מוכרים בדוכן או ביריד, בדקו את הקליטה במקום עצמו והכינו נקודה חמה מהטלפון כגיבוי.
איך משלמים אצלכם
מזומן בלבד, או גם אשראי? אם יש לכם מסוף אשראי, הוא נשאר כמו שהוא והקופה עובדת לצדו. בקופה רושמים מזומן, צ׳ק ואשראי ששולם במסוף, וגם פיצול של תשלום אחד בין כמה אמצעים.
ההרשמה
הכפתור באתר הזה מעביר ישירות להרשמה בקופה-לי, כשהמסלול החינמי כבר נבחר. שם ממלאים את פרטי העסק ומאשרים את תנאי השימוש. אין טופס נוסף ואין שיחת מכירה בדרך.
אחרי ההרשמה יש לעסק קישור כניסה משלו, עם מזהה באותיות לועזיות. שמרו אותו במועדפים במכשיר של הקופה. תפתחו אותו כל בוקר, ותצטרכו אותו אם תחליפו מכשיר. הוא שונה משם המשתמש שאיתו נכנסים, אז שמרו את שניהם באותו מקום.
הגדרת העסק
מכניסים את המוצרים מהרשימה שהכנתם. אם הקטלוג גדול, התחילו במוצרים שנמכרים הכי הרבה. את השאר אפשר להוסיף אחר כך, בלי לדחות את הפתיחה.
בדקו שלושה מוצרים אקראיים מול המדף. מחיר שגוי בקופה ייגמר בוויכוח עם לקוח כבר ביום הראשון.
אם יש לכם מוצרים שהמחיר שלהם משתנה, כמו פירות לפי עונה, סמנו אותם ברשימה. אותם תבדקו ראשונים בכל שבוע.
מכירת ניסיון, בכסף אמיתי
לפני שהלקוח הראשון נכנס, מכרו משהו לעצמכם. בקבוק מים, מחברת, מה שזול ונמכר אצלכם. שלמו במזומן, קבלו קבלה ובדקו אותה: שם העסק, הפריט, הסכום.
אתם רואים את המסך שהלקוח יחכה מולו ומרגישים כמה זמן זה לוקח. זו מכירה רגילה לכל דבר, כך שאין מה לבטל אחריה.
אם אתם מקבלים אשראי, עשו מכירה שנייה בכרטיס. מעבירים את הכרטיס במסוף החיצוני, ואז מסמנים בקופה שהתשלום היה באשראי. זה השלב שהכי קל לשכוח כשיש תור, ולכן כדאי לתרגל אותו מראש.
אם יש לכם מדפסת, בדקו גם שהקבלה יוצאת קריאה ושיש מספיק נייר בגליל.
ועוד דבר: אם עד היום כתבתם קבלות בפנקס, אל תעבדו בשתי השיטות במקביל. שתי רשימות של אותן מכירות יבלבלו אתכם בסוף החודש. בחרו יום מעבר, ומאותו יום הכול בקופה.
בסוף היום הראשון
סגרו משמרת וספרו את המגירה. השוו את המזומן במגירה למה שמופיע במערכת. ביום הראשון הפער, אם יש, כמעט תמיד מגיע ממכירה שנרשמה בצורה לא נכונה, למשל אשראי שסומן כמזומן. עדיף לגלות את זה ביום עם חמש מכירות ולא ביום עם חמישים. אם בכל זאת יש פער, רשמו אותו יחד עם ההסבר שמצאתם. אחרי כמה ימים תראו אם הוא חוזר באותה צורה.
ספרו גם כמה קבלות הפקתם. במסלול החינמי יש 300 קבלות בחודש.
השבוע הראשון
בימים הראשונים שימו פתק ועט ליד הקופה. כל מוצר שחיפשתם ולא מצאתם וכל מחיר שהתברר כשגוי נכנסים לפתק. בערב, כשהחנות סגורה, מתקנים הכול במכה אחת.
כעבור שבוע הגיע הזמן לחזור לספירת הקבלות: שבוע עבודה אמיתי, כפול ארבע, נותן הערכה סבירה לחודש שלם.
הודעה קצרה לרואה החשבון
עדכנו את רואה החשבון שהתחלתם לעבוד עם קופה-לי, ושאלו איזה ייצוא נדרש ובאיזו תדירות. המסלול החינמי כולל ייצוא לרואה החשבון, ואת הפורמט כדאי לסגור כבר עכשיו.
ציינו גם שקופה-לי מפיקה קבלות ומסמכי מכירה, אבל לא חשבוניות מס או מספרי הקצאה. אם העסק צריך אותם, ממשיכים להוציא אותם בתוכנת החשבוניות שלכם.
ואם משהו נתקע
בתוך המערכת יש עוזר חכם שזמין בכל שעה, ויש תמיכה באימייל בכתובת support@kupali.co.il. שתי האפשרויות כלולות גם במסלול החינמי. כשכותבים לתמיכה, צרפו את מזהה העסק ותיאור קצר של מה שניסיתם לעשות.
ואל תפתחו ביום שישי בצהריים. עדיף להתחיל ביום שקט.
התוכן נכתב במסגרת אתר שמפעילה קופה-לי. מידע מקצועי כללי אינו מחליף בדיקה המתאימה לעסק שלכם.