דוח Z לרואה החשבון: יומי, שבועי או חודשי?

מאת אמיר איגל · 2026-10-26 · איך אנחנו כותבים

המסלול החינמי של קופה-לי שולח דוח Z במייל לרואה החשבון, וכולל גם קובץ במבנה אחיד. כך בוחרים תדירות, מה בודקים בסוף כל יום ומה שואלים את רואה החשבון.

בקופה בחינם, דוח Z נשלח לרואה החשבון במייל, ואתם בוחרים אם יומי, שבועי או חודשי. במסלול החינמי של קופה-לי יש גם קובץ במבנה אחיד ודוח מכירות של יום אחד. לפני שבוחרים תדירות, שאלו את רואה החשבון מה הוא באמת פותח ומתי הוא צריך את הנתונים.

מה רואה החשבון מקבל מהמסלול החינמי

לפי עמוד הבית של קופה בחינם, המסלול החינמי כולל שלושה דברים שנוגעים לרואה החשבון:

• דוח Z במייל, יומי, שבועי או חודשי.
• קובץ במבנה אחיד, שמוכן בלחיצה.
• דוח מכירות של יום אחד בכל פעם, לבדיקה שלכם או להעברה.

את השלבים המדויקים בתפריט אני לא מתאר כאן, כי העמודים הרשמיים של האתר לא מפרטים אותם, ואני לא רוצה לנחש. מה שכן אפשר לעשות כבר מחר בבוקר: לשלוח לרואה החשבון הודעה קצרה. ״יש לי קופה שמוציאה דוח Z במייל וקובץ במבנה אחיד. במה מהשניים אתה משתמש?״ יש רואי חשבון שעובדים רק עם הדוח, ויש כאלה שמעדיפים קובץ אחד בסוף החודש. עדיף לדעת לפני שמגדירים, ולא לגלות בדצמבר שהמייל מגיע לתיבה שאף אחד לא פותח.

דוח Z לרואה החשבון בקופה בחינם: איזו תדירות מתאימה לכם

אם התנועה אצלכם לא אחידה לאורך השבוע, למשל דוכן בשוק שחי מיום שישי, רוב הקבלות יתקבצו בימים ספורים, ודוח יומי יהיה עמוס ביום אחד וכמעט ריק בשאר הימים.

כלל אצבע שאני עובד לפיו:

• יומי כשיש בקופה מזומן וכרטיסים ביחד, ויש מי שצריך לראות כל יום מה נכנס.
• שבועי כשרואה החשבון מבקש לסגור פערים אחת לשבוע, או כשאתם סוגרים חשבונות בימי ראשון.
• חודשי לחנות שקטה, שבה רואה החשבון שואל רק בסוף החודש.

התדירות קובעת רק מתי רואה החשבון רואה את הנתונים. היא לא קובעת מתי אתם בודקים אותם, ועל זה בפרק הבא. המכסה במסלול היא 300 קבלות בחודש, ולכן שווה לפתוח את הפוסט על 300 הקבלות ולבדוק כמה קבלות אתם באמת מוציאים. חנות שקרובה למכסה צריכה לראות את המספרים לעיתים קרובות יותר, לא פחות.

מה בודקים בסוף כל יום, גם אם הדוח חודשי

דוח שנשלח אוטומטית מעביר הלאה גם טעויות. שלוש בדיקות קצרות בסוף כל יום חוסכות שיחת טלפון מביכה בסוף החודש. הן נעשות באותו ערב, כי מגירה שלא נספרה היום אי אפשר לשחזר בעוד שלושה שבועות.

מגירה מול דוח. סופרים את המזומן ומשווים לסכום המזומן בדוח. את סדר הספירה של הערב תמצאו במדריך על המכירה הראשונה, והוא רלוונטי לא רק ליום הראשון.

כרטיסים מול המסוף. במסלול החינמי אין מסוף משולב. לפי עמוד הבית, תשלומים בכרטיס נרשמים ידנית מול המסוף החיצוני שלכם. לכן בסוף היום כדאי להשוות את סכום האשראי שרשמתם בקופה לדוח הסיכום של המסוף. פער קטן בדרך כלל אומר שמכירה אחת נרשמה כמזומן, או להפך.

מכירות שבוטלו או שתוקנו. אם בוטלה מכירה במהלך היום, בודקים שהיא מופיעה כמו שהתכוונתם. ביטול שנשכח יוצר בדיוק את הפער שרואה החשבון ישאל עליו.

מי שנשאר עם שליחה חודשית צריך עוד בדיקה אחת, בסוף החודש: לוודא שכתובת המייל נכונה ושהקובץ שהגיע לרואה החשבון נפתח אצלו. זו בדיקה של המשלוח, לא של המספרים. המספרים נבדקים כל ערב.

הדוח לא מחליף שיחה עם רואה החשבון

הקופה מפיקה את הנתונים, אבל מה נדרש מהעסק שלכם ובאיזה פורמט נקבע מול רואה החשבון. אני לא אומר לכם מה הדין דורש, ואין בדוח הזה הצהרה שהוא עומד בדרישה כלשהי. שלוש שאלות שכדאי לשאול בשיחה אחת:

• באיזו תדירות הוא רוצה לקבל את הנתונים, ומה הוא מעדיף: דוח Z או הקובץ האחיד?
• עד איזה תאריך בחודש הנתונים צריכים להיות אצלו?
• לאיזו כתובת מייל לשלוח, ומי בעסק מקבל עותק?

אם הוא משתמש בתוכנה משלו, שאלו אותו גם אם הקובץ נפתח אצלו. את זה אני לא יכול להבטיח, ולכן עדיף לשלוח דוגמה בשבוע הראשון ולא לגלות בסוף השנה שהקובץ לא נפתח.

זה הסבר כללי בלבד. הכללים משתנים ותלויים בסוג העסק, ולכן אמתו את הפרטים מול רואה החשבון שלכם ומול הפרסומים הרשמיים של רשות המסים.

אחרי 300 קבלות: מה נשאר פתוח

בדקו גם מה קורה אם עוברים את המכסה, כי כאן הדוחות חשובים במיוחד. לפי עמוד הבית, בחודש הראשון מקבלים הודעה בלבד. אם עוברים את ה־300 גם בחודש השני ברצף, המכירה בקופה נעצרת מה־1 בחודש שאחריו עד שמשדרגים. הכניסה, הדוחות והייצוא לרואה החשבון נשארים פתוחים, ושום נתון לא נמחק. כלומר גם בחודש חסום רואה החשבון יכול לקבל את מה שצריך.

כשהדוחות כבר לא מספיקים

דוח Z וקובץ אחיד עונים על שאלה אחת: מה נמכר. הם לא עונים כשיש עובד שני שצריך להיכנס לקופה, סניף נוסף או מלאי שרוצים לעקוב אחריו. המסלול החינמי הוא סניף אחד ומשתמש אחד. לפי עמוד הבית, מלאי וכרטיסי לקוחות מתחילים בקופה רושמת, ₪79 לסניף לחודש + מע״מ. מועדון לקוחות, מבצעים וניהול רשת הם בקופה ממוחשבת חכמה, ₪119 לסניף לחודש + מע״מ. המוצרים, המכירות וההיסטוריה נשארים במעבר.

את הסימנים לכך שהגיע הזמן פירטתי בפוסט על המעבר לקופה רושמת.

בקצרה

• בוחרים תדירות (יומית, שבועית או חודשית) רק אחרי ששואלים את רואה החשבון מה הוא פותח.
• מגירה, כרטיסים מול המסוף וביטולים נבדקים כל ערב, בלי קשר לתדירות השליחה.
• תשלומי כרטיס נרשמים ידנית, ולכן משווים אותם בסוף היום לדוח המסוף.
• שולחים דוגמה בשבוע הראשון, כדי לוודא שהקובץ נפתח אצל רואה החשבון.

מה שצריך כדי להתחיל: להגדיר תדירות, לספור את המגירה כל ערב ולדבר פעם אחת עם רואה החשבון.

מקורות

• קופה בחינם: עמוד הבית ושאלות נפוצות
• קופה בחינם: מה כלול, מה לא ומה קורה אחרי 300 קבלות
• המכירה הראשונה בקופה בחינם: מההרשמה ועד הקבלה
• מתי כדאי לעבור מקופה בחינם ל״קופה רושמת״?

התוכן נכתב במסגרת אתר שמפעילה קופה-לי. מידע מקצועי כללי אינו מחליף בדיקה המתאימה לעסק שלכם.